Uno de los principales recursos que tenemos los vendedores es el tiempo y no lo pdoemos desperdiciar. Nuestro función depende de cumplir metas en el tiempo. Por tal razón, hacer uso efectivo del tiempo es una de las principales competencias que todo vendedor de alto rendimiento debe majorar de forma permanente. Veamos en este artículo una técnica muy aplicable para nuestro trabajo como vendedores, para usar mejor su tiempo.
En un artículo anterior hablamos sobre los conceptos y algunas técnicas para administrar y uaser buen uso del tiempo en ventas. Puede consultar el artículo llamado Administración del Tiempo en Ventas.
Con el objetivo de reforzar estas técnicas, teniendo en cuenta la importancia que reviste el adecuado uso del tiempo en ventas, quiero compartir con usted una técnica llamada Los Bloques de Tiempo.
Bloques de Tiempo para el efectivo Uso del Tiempo en Ventas.
La técnica de programación por Bloques de Tiempo consiste en dividir el día en segmentos o bloques dedicados a tareas específicas, en lugar de simplemente trabajar en una lista de tareas pendientes. Cada bloque se asigna a una actividad concreta, y durante ese tiempo, la persona se concentra exclusivamente en esa tarea sin interrupciones. Para vendedores empresariales B2B, esta técnica es especialmente útil, ya que permite mantener un enfoque claro en actividades críticas, al tiempo que se gestionan los imprevistos que son comunes en este tipo de roles.
Dependiendo del contexto en el cual usted desarrolle sus actividades de ventas, hará sentido hacer una programación de su agenda de trabajo por día, semana o mes. Veamos un sencillo ejemplo a continuación de una programación del tiempo y su uso en ventas con la técnica de los bloques de tiempo. (de clic en la imagen para empliar).
Elementos clave de la programación por Bloques de Tiempo.
Asignación de bloques de tiempo:
El día se estructura en bloques de tiempo, generalmente de entre 60 y 120 minutos, dependiendo de la tarea.
Cada bloque tiene un propósito claro (ej. llamadas de prospección, reuniones con clientes, preparación de propuestas, etc.).
Las tareas se agrupan por similitud para minimizar la transición entre actividades.
Enfoque en una sola tarea:
Durante cada bloque, se concentra toda la atención en la tarea asignada, evitando el multitasking o interrupciones innecesarias.
Esto maximiza la eficiencia, ya que el cambio constante entre actividades puede afectar la productividad.
Flexibilidad planificada:
Aunque la técnica promueve la estructura, también se dejan espacios o bloques libres en el día para gestionar imprevistos.
Estos bloques de flexibilidad permiten adaptarse a reuniones urgentes, llamadas imprevistas o problemas inesperados con clientes.
Aplicación de la técnica de Bloques de Tiempo para un vendedor empresarial B2B:
Veamos a continuación como se puede obtener el mayor beneficio de esta técnica de programación del tiempo para que un vendedor empresarial haga el mejor uso del tiempo en ventas:
1. Identificación de tareas clave:
El primer paso es identificar las actividades más importantes para el trabajo de ventas B2B, que generalmente incluyen:
Prospección y llamadas frías.
Reuniones con clientes.
Preparación de propuestas o presentaciones.
Seguimiento de oportunidades.
Actualización del CRM.
Cada una de estas actividades debe tener un bloque de tiempo asignado para garantizar que se realicen de manera efectiva.
2. Planificación estratégica del día:
De acuerdo con su experiencia, las actividades que requieren mayor esfuerzo mental, como la preparación de propuestas o la planificación estratégica, se deben realizar en las primeras horas de la mañana. Este es un buen momento para tareas que requieren creatividad, enfoque y concentración.
Mañana: Bloques dedicados a tareas críticas y estratégicas.
Media mañana/tarde: Reservar bloques para llamadas o reuniones con clientes, que suelen ser más activos en esas horas.
Tarde: Tareas de seguimiento y administración, como actualización del CRM o revisión de correos electrónicos.
3. Asignación de bloques de tiempo flexibles:
Es recomendable dejar uno o dos bloques abiertos durante el día para imprevistos o ajustes de agenda. En ventas B2B, las prioridades pueden cambiar rápidamente, por lo que estos bloques flexibles permiten adaptarse sin descuidar tareas importantes.
4. Agrupación de tareas similares:
Una ventaja clave de esta técnica es agrupar tareas similares dentro de un bloque, lo que ayuda a evitar la transición constante entre diferentes tipos de actividades. Por ejemplo:
Bloque de prospección: Agrupar varias llamadas de prospección en un solo bloque en lugar de distribuirlas a lo largo del día.
Bloque de reuniones: Programar reuniones consecutivas para aprovechar el enfoque en interacción con clientes.
5. Eliminación de distracciones:
Durante cada bloque, es fundamental eliminar distracciones como leer y/o responder a correos electrónicos, redes sociales o reuniones no programadas, atender el WhatsApp. Esto asegura que se maximice el tiempo y se logren los resultados esperados.
6. Revisión y ajustes periódicos:
Dado que el trabajo de ventas puede ser impredecible, es importante revisar regularmente el uso de los bloques de tiempo. Si se observa que los imprevistos son frecuentes, se puede ajustar la programación para incluir más bloques flexibles.
Ejemplo de un día utilizando la técnica de Bloques de Tiempo:
Esta es una técnica que exige planeación, autodisciplina y consistencia para que tenga éxito. No quiere decir que sea algo rígido e inflexible, para eso se usan los bloques flexibles, pero si exige que se tenga disciplina y consistencia en el uso del tiempo.
Es importante acompañar esta técnica con una buena práctica de la planeación (le recomiendo revisar el Método POETA de planeación de ventas) y con el uso de herramientas tecnológicas como sistema de calendario, CRM o sistema de gestión de proyectos, para una mejor administración y uso del tiempo en ventas.
Beneficios para el vendedor B2B:
Mayor enfoque en las tareas importantes: Al agrupar tareas y concentrarse en una sola actividad por bloque, se eliminan distracciones y se aumenta la productividad.
Mejor gestión del tiempo: La estructura permite realizar tareas clave en los momentos de mayor energía y concentración, como la mañana.
Adaptabilidad: Con bloques de tiempo flexibles, el vendedor puede gestionar mejor los imprevistos sin desorganizar todo el día.
Mejora en el cumplimiento de metas: La programación por bloques ayuda a asegurarse de que las actividades de mayor impacto, como las reuniones con clientes y el seguimiento de prospectos, se prioricen en el día.
La programación por Bloques de Tiempo es una técnica que ayuda a los vendedores B2B a estructurar su día de manera eficiente, adaptándose a los imprevistos comunes en su trabajo, pero manteniendo el enfoque en las tareas que realmente generan resultados.