Es indudable que el Email sigue siendo un canal de comunicación comercial fundamental para las empresas y para los vendedores. No obstante el crecimiento en la adopción del uso de herramientas como WhatsApp para comunicación entre vendedores y clientes, el Email sigue teniendo la estructura y la formalidad empresarial que los sistemas de mensajería instantánea no tienen.
Hay que entender la importancia que tiene el redactar una comunicación escrita de forma profesional y que sea suficientemente persuasiva para generar interés y deseo en el receptor de continuar con la comunicación. El correo es imprescindible, ofrece una imagen seria, da confianza. Es algo básico que se espera de cualquier comunicación profesional y que favorece la reputación de vendedor y de la empresa que representa.
WhatsApp y otros medios de mensajería instantánea, a pesar de su apariencia de informalidad, cumple una función igualmente válida, porque hay un determinado tipo de usuario que se siente a gusto comunicándose por este medio. Sin embargo, es un medio que reviste complejidad para poder integrar la información comunicada y compartida con los clientes en una base de información centralizada de la empresa. Usted como vendedor podría estar haciendo compromisos que la empresa puede desconocer, debido a que no están registrados en el sistema oficial de comunicaciones de la empresa.
Recordemos que el Email o Correo Electrónico es un Canal de Comunicación a través del cual enviamos y recibimos mensajes principalmente escritos. Es un canal de comunicación basado en el uso de la tecnología que implica tener dominio sobre su funcionalidad y características.
Los 7 Principales errores que se comenten al hacer uso del Email en Ventas
1. Un Asunto o Tema mal redactado
Al inicio de todo correo electrónico se encuentra la línea del asunto, pensada para transmitir al receptor de manera concisa el tema del cual trata el mensaje. No obstante, y a pesar de su importancia, a menudo se suele olvidar o se le da poca importancia. El asunto aparece directamente visible en la bandeja de entrada, lo que resulta de gran utilidad al permitir al destinatario determinar la urgencia del mensaje, así como buscar u ordenar los mensajes recibidos. El Asunto es uno de los componentes claves de un mensaje y puede hacer la diferencia para que el receptor le preste atención o no a un mensaje que usted ha enviado
2. Un saludo equivocado
Es la primera frase que contiene el cuerpo del mensaje y puede mostrar un mayor o menor grado de cortesía o formalidad. Aunque se trata de una línea muy corta, son muchas las dudas que pueden surgir al escribirla y es el primer impacto en el contenido del mensaje que puede generar una mala percepción del receptor si no es el texto adecuado. Si es el primer contacto que se tiene con un desconocido en el contexto comercial, es mejor ser más formal que lo contrario.
3. Una estructura del mensaje errada
Así como cuando nos comunicamos oralmente, tratamos de establecer un orden a nuestras ideas y argumentos, de la misma manera hay que hacerlo al expresar nuestros mensajes de forma escrita. Muchos errores en la escritura de emails corresponden a que se escriben de forma acelerada y se olvida la estructura que debe tener. Es muy importante que usted tenga muy claro los principales componentes en la estructura de un mensaje enviado por email y siga de forma estricta estas reglas.
4. Un mala ortografía
Este es un error fatal. Tal como lo mencionamos anteriormente es como si al expresarnos oralmente usáramos malas palabras o incluso palabras mal pronunciadas o que ni siquiera existen. Para muchas personas puede ser motivo de rechazo e incluso de generar una percepción de poca formación e incultura hacia quien envía el mensaje.
5. Demasiado contenido y poca asertividad
La asertividad es una habilidad social y comunicativa que se encuentra en un término medio entre la pasividad y la agresividad. Ser asertivo es decir las cosas de forma directa y clara, con respeto por los demás y con amabilidad. Hay personas que tienden a irse por las ramas e incluyen contenidos en sus mensajes que no son los adecuados. Hay que ser asertivos en la comunicación por email y como se dice, "menos es más". La imprecisión no solo es irritante, sino también ineficaz. El destinatario tiene que esforzarse más por comprender lo que dice un mensaje y a veces incluso debe solicitar más información.
6. Mensajes enviados sin un claro objetivo
Recordemos que el propósito de la comunicación se enmarca en 4 acciones; informar, entretener, persuadir y motivar a la acción. Cuando se hace uso del email como canal de comunicación en ventas, debemos tener un claro objetivo que principalmente está en informar, persuadir y motivar a la acción. Es fundamental que todo email enviado cumpla un claro objetivo en los propósitos que hemos mencionado anteriormente.
7. Mal uso de los recursos de la tecnología de Email o desconocimiento de la tecnología
El correo electrónico es una herramienta tecnológica que hay que aprender a usar adecuadamente. Se da por sentado que todas las personas que se desempeñan en un ámbito laboral saben usar perfectamente el correo electrónico y eso es falso. Muchas personas no saben como hacer uso de algunos recursos utilizados por las plataformas de Email. Copian a las personas que no son, olvidan escribir el asunto, no saben como incluir archivos adjuntos, no conocen como usar la copia oculta, se equivocan al incluir una imagen o un enlace a un recurso externo, etc. Muchos de los errores en el uso del email obedecen a falta de formación y conocimiento en el uso de la tecnología
El email es una herramienta muy útil para iniciar un primer contacto y para reforzar la comunicación a través del proceso de venta. Igualmente genera un gran beneficio cuando trabajamos con clientes activos con los cuales mantenemos una relación comercial. El email nos permite tener un registro completo de todas las comunicaciones que hemos tenido con un cliente.
Uso del Email en Ventas Profesionales
Veamos en la siguiente gráfica en que casos es que se puede hacer un uso efectivo del email como canal de comunicación para mantener una relación con prospectos y con clientes activos. (clic sobre la imagen para ampliarla)
En el diagrama anterior vemos las seis principales interacciones donde el email se utiliza efectivamente para apoyar el proceso de ventas:
Primer Contacto: El email se emplea para la presentación o respuesta a una solicitud inicial, estableciendo la primera comunicación con el prospecto.
Generar Confianza: Se envía un email para proveer información o documentación que respalde lo conversado, ayudando a construir credibilidad y confianza.
Coordinación de Acciones: En esta etapa, se utiliza el email para solicitar o acordar acciones específicas, como agendar una reunión o definir próximos pasos.
Confirmar y Convencer: El email es clave para responder consultas, inquietudes u objeciones, proporcionando claridad y refuerzo de los beneficios del producto o servicio.
Mantener la Comunicación: Se envían emails de seguimiento para mantener el contacto activo, asegurando que el proceso de ventas siga avanzando.
Fortalecer Confianza: Finalmente, el email se utiliza de manera relacional, manteniendo y fortaleciendo la relación con el cliente a largo plazo, incluso después de la venta.
Es fundamental hacer uso estratégico del email en ventas para convertirlo en una herramienta potente de comunicación persuasiva y, al mismo tiempo, aumentar la productividad en la labor comercial.
Anatomía de un Email Efectivo de Ventas
Veamos a continuación las recomendaciones de la estructura y componentes que debería tener un email para que logre efectividad al momento de ser recibido y leído por el prospecto o cliente.
Para explicar el uso práctico de esta estructura del uso del email en ventas, vamos a hacer uso de un ejemplo. Supongamos la siguiente situación :
Max Winner es un asesor comercial que trabaja para la empresa Automatizaciones 123. Esta empresa vende equipos de automatización industrial. El equipo de mercadeo ha recibido una solicitud de información a través de su sitio web.
Este es el contenido de la solicitud:
Nombre y Apellido: Félix Afanador
Email: felix.afanador@abc.com
Empresa: ABS S.A.
Producto de Interés: Controladores Lógicos Programables - PLCs
Comentarios:
He visitado su sitio web y me interesa conocer en mayor detalle los PLCs que ustedes ofrecen. Nuestra empresa es del sector farmacéutico y estamos modernizando una de nuestras plantas y requerimos este tipo de equipos. ¿Por favor me pueden contactar?
Gracias.
Este nuevo contacto le ha sido asignado a Max para adelantar una primera conversación. Max hace uso del email de la siguiente forma para responder la solicitud de Félix.
Asunto: Félix, respuesta a su solicitud de información - PLCs
Buenas tardes Félix.
Gracias por su interés en nuestras soluciones de PLCs y por contactarnos. Mi nombre es Max Winner y estaré atendiendo su solicitud.
Hemos recibido su consulta en la cual nos indica: “He visitado su sitio web y me interesa conocer en mayor detalle los PLCs que ustedes ofrecen. Nuestra empresa es del sector farmacéutico y estamos modernizando una de nuestras plantas y requerimos este tipo de equipos. ¿Por favor me pueden contactar? Gracias.”
Félix, consideramos muy importante contar con una estrategia clara para poder implementar un despliegue de PLCs de la manera más efectiva posible, más en una empresa del sector farmacéutico, donde las eficiencias de procesos son fundamentales. Hoy en día es un factor de competitividad en su sector. Con el objetivo de poder identificar de que forma le podemos brindar apoyo en su proyecto de automatización de planta, sugerimos llevar a cabo una conferencia virtual en la cual podemos entender sus necesidades en este tema y contarle que hacemos y de que forma podemos participar en este proyecto.
Hemos tenido la oportunidad de implementar proyectos de automatización industrial en empresas farmacéuticas como XYZ Inc., y QWE S.A., con excelentes resultados en la confiabilidad y eficiencia con nuestras soluciones. Podemos tratar este tema en la conferencia que le propongo.
Esta conferencia nos puede tomar 30 minutos y si le parece bien podría ser en alguna de las siguientes fechas y hora, a través del uso de Zoom:
Próximo lunes a las 11 am y el próximo martes a las 8:30 am. Le agradezco si me confirma cualquiera de estas dos alternativas a su conveniencia.
Cualquier inquietud adicional al respecto, no dude en contactarme y reciba un cordial saludo,
Gracias,
Max Winner
Consultor Senior en Automatización Industrial
Automatizaciones 123 S.A.
Tel: 601-123456789
¿Qué opina usted de la estructura y contenido de este email, para cumplir con el objetivo de un primer contacto?
Hagamos un análisis de la forma como Max Winner está utilizando el concepto de la Anatomía de un Email Efectivo y como hace uso del email en ventas. Max Winner aplica el concepto de la "Anatomía de un Email de Ventas Efectivo" de la siguiente manera en su respuesta a Félix Afanador:
1. Encabezado del Email:
Para (TO): El email está dirigido a Félix Afanador, utilizando su dirección de correo electrónico, lo que asegura que el mensaje llegue directamente al destinatario correcto.
De (FROM): El remitente es Max Winner, quien se identifica claramente en el cuerpo del mensaje.
Asunto (Subject): El asunto es claro y personalizado: “Félix, respuesta a su solicitud de información - PLCs”. Esto indica de manera precisa de qué trata el email, captando la atención del destinatario desde el inicio.
2. Cuerpo del Mensaje:
Saludo: Max inicia con un saludo cordial y personalizado: "Buenas tardes Félix". Este toque personal ayuda a crear una conexión más cercana con el destinatario.
Situación o Contexto: Max recapitula la solicitud de Félix, incluyendo la cita textual de lo que Félix escribió en su consulta. Esto demuestra que Max ha prestado atención a los detalles, lo cual es fundamental para generar confianza.
Mi Posición / Pensamiento / Respuesta / Recomendación: Max responde a la solicitud proporcionando su perspectiva sobre la importancia de una estrategia clara para implementar PLCs, especialmente en el sector farmacéutico. Además, sugiere una acción concreta: una conferencia virtual para discutir en mayor detalle las necesidades de Félix.
Posibles Consecuencias / Resultados: Max menciona los beneficios potenciales de la implementación de sus soluciones, citando ejemplos de éxito en otras empresas del sector farmacéutico. Esto refuerza la credibilidad de su propuesta.
Propuesta de Acción (CTA): Max sugiere dos fechas y horas específicas para la conferencia virtual y pide confirmación por parte de Félix. Este llamado a la acción es claro y directo, facilitando la toma de decisión por parte del cliente.
Cierre / Despedida: El mensaje concluye con un agradecimiento y una despedida cortés, acompañada de la disposición de Max para resolver cualquier duda adicional.
3. Final del Mensaje:
Firma / Datos de Contacto: Max incluye su nombre completo, título, la empresa para la que trabaja, y su número de contacto. Además, agrega un enlace a su perfil de LinkedIn, lo que permite a Félix obtener más información sobre su experiencia profesional.
Información Complementaria (Opcional): Aunque no añade información complementaria en forma de adjuntos o links adicionales, la mención de empresas como XYZ Inc. y QWE S.A. funciona como información adicional que refuerza su propuesta.
Max Winner sigue de manera efectiva la estructura recomendada en la "Anatomía de un Email de Ventas Efectivo". Su email es claro, bien organizado y está orientado a generar una acción por parte del cliente, lo cual es esencial en la comunicación comercial B2B.
Recomendaciones Finales.
¿Cómo escribir un texto en un email de manera profesional?
La respuesta es simple: Reflexionando previamente, utilizando un marco de referencia para redactar el email y poner mucho cuidado antes de dar clic en enviar. El destinatario puede apreciar con facilidad el profesionalismo y la calidad del trabajo del remitente si un correo electrónico está redactado adecuadamente, algo que merece la pena en concreto en el mundo profesional, a pesar de que para ello se emplee más tiempo en su elaboración. Escriba sus correos siempre de forma concisa y no olvide que el texto debe presentar una estructura clara. Focalice el motivo del correo y ayude al destinatario a entender rápida y fácilmentede que se trata y qué espera usted que el haga. Le invito a que tenga en cuenta estas últimas recomendaciones:
Escriba un asunto convincente y muy bien redactado
Use una introducción corta y cortes
Mencione la información más importante al principio
Recuerde que la comunicación tiene el propósito de informar, educar, entretener o persuadir
Tenga muy claro el propósito de su email
Presente el contenido de forma compacta y estructurada.
Use listas y destaque el contenido para apoyar una lectura más fácil
Seleccione un estilo y un tamaño de fuente uniformes
Finalice su correo electrónico con una despedida adecuada
Para terminar, agregue su firma de correo electrónico y los archivos adjuntos