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Artículos de Mentoría Comercial

Guía Práctica para hacer reuniones comercial efectivas - visitas comerciales

Conozca los pasos fundamentales para desarrollar reuniones comerciales efectivas. Las reuniones comerciales son una herramienta fundamental en el proceso de comunicación en la venta. Hay que saber en que momento utilizarla y cómo hacerlo de la forma más efectiva posible. Una reunión fallida al inicio de una relación comercial es una apuesta segura a fracasar en el intento de generar un nuevo negocio.

Visitas Comerciales Efectivas

En la actualidad las personas en las empresas disponemos de muy poco tiempo para atender personalmente a otras personas y si lo hacemos es porque consideramos que la otra persona nos puede aportar valor en esa interacción. De otra forma, lo que hacemos es obtener la información necesaria a través de otros canales como la web, el teléfono o referencias de personas conocidas.


Póngase en el lugar de un prospecto o cliente y trate de entender cuál es la razón por la cual esta persona está dispuesto(a) a recibirlo a usted en una reunión cara a cara. Muy seguramente es porque usted está en la capacidad de agregar mayor valor, de acuerdo con los intereses y necesidades de esa persona.


Por esta razón, usted debe preparar muy bien cada una de las reuniones comerciales o visitas de ventas que realiza, de tal forma que su interlocutor sienta que si existe valor agregado y que estará dispuesto a volver a atender una reunión con usted. De lo contrario la persona sentirá que ha perdido su tiempo y no estará dispuesta a volver a hacerlo.


Cómo podemos medir la Efectividad de una Reunión o Visita Comercial


La efectividad la podemos medir en este caso como el logro del objetivo establecido para la reunión. Esto implica que un factor fundamental que usted siempre debe establecer es el objetivo que espera lograr en el desarrollo de cada una de las reuniones comerciales, especialmente en las que usted convoca.


Relacionemos a continuación los puntos que consideramos que nos pueden indicar que una reunión comercial o visita de ventas ha sido efectiva:


  • Se ha cumplido de acuerdo a lo planeado (fecha, hora, lugar y duración).

  • Se ha logrado el objetivo establecido.

  • Se ha fortalecido la confianza y credibilidad del receptor en usted y su empresa.

  • Se ha agregado valor en el desarrollo de la reunión.

  • Usted ha obtenido nueva información que enriquece su conocimiento del prospecto o cliente y que le servirá para fortalecer su estrategia de negocio.

  • Se ha avanzado en el proceso de venta, de acuerdo con su método y su estrategia de desarrollo de una oportunidad de venta.

  • Se ha establecido un compromiso y unas acciones a seguir por las partes involucradas.

  • Ha sido una interacción cordial, agradable y todas las partes se sienten satisfechas.


Ahora vamos a revisar cuales son las mejores recomendaciones y guías que podemos aplicar para que sus reuniones comerciales presenciales sean altamente efectivas.


Modelo P.E.C.A. para planear y ejecutar Visitas Comerciales Efectivas


Marco PECA Visitas de Ventas Efectivas

El marco de referencia PECA es una metodología diseñada para guiar al asesor comercial en la planificación y ejecución de reuniones comerciales exitosas. PECA se basa en cuatro fases clave: Preparación, Exploración, Creación y Acuerdo, cada una de ellas respaldada por técnicas y herramientas específicas que facilitan el desarrollo de la conversación comercial.


Preparación

La fase de preparación es fundamental para asegurar el éxito de la reunión. Aquí se utilizan técnicas y herramientas que permiten planificar y estructurar la conversación comercial de manera eficaz. La investigación previa, el análisis del perfil del cliente y la definición de objetivos claros son aspectos clave que permiten al asesor comercial llegar a la reunión con una estrategia bien definida.


Una buena planeación se basa en el uso de dos elementos clave: establecer un objetivo claro de lo que se desea lograr con la ejecución de la reunión y muy buena información sobre la cual realizar un análisis de la situación actual del cliente, que permita definir la estrategia a ser utilizada en la ejecución de la reunión. Siempre asigne el tiempo necesario para realizar una buena planeación de la reunión. Hay 5 pasos que recomendamos llevar a cabo en esta fase de planeación y preparación:


  1. Paso 1. Definir el Objetivo de la reunión comercial o visita de ventas

  2. Paso 2. Llevar a cabo una Investigación Preliminar. Esto implica levantar la información relevante sobre la empresa, las personas y demás aspectos del contexto de la reunión.

  3. Paso 3. Determinar una Posición Inicial. Antes de comenzar una reunión comercial es muy importante tener claridad sobre la posición inicial que se tiene de cara al interlocutor. Si es un cliente actual, es muy importante conocer con anticipación cualquier asunto pendiente que haya con este cliente. No es conveniente iniciar una reunión cuando el cliente tiene otros asuntos que lo preocupan, como algún reclamo o queja. Determinar en qué posición inicial nos encontramos es clave para definir la estrategia a seguir en la reunión. Si no lo hacemos, se corre el riesgo de improvisar en el desarrollo de la reunión, lo cual puede generar un resultado totalmente imprevisto. Es mejor tener control de la situación analizando con anterioridad en qué posición se parte al inicio de la reunión comercial.

  4. Paso 4. Planeación de la Estrategia a seguir en la Reunión. Antes de llevar a cabo la reunión usted debe tener claridad en la estrategia a seguir. Si ha desarrollado los 3 anteriores pasos con juicio, muy seguramente ya cuenta con toda la información necesaria para poder establecer su estrategia de desarrollo de la reunión. Dependiendo del tipo de reunión, del interlocutor y del objetivo a cumplir, usted está en capacidad de determinar la estrategia.

  5. Paso 5. Análisis de Acciones Previas. Este es más un aspecto logístico que usted debe tener en cuenta antes de llevar a cabo la reunión comercial. Asuntos como el lugar de la reunión, el material o elementos requeridos para usar en la reunión, la fecha y hora, el tiempo necesario para desplazamiento, la necesidad de contar con la asistencia de alguien más (por ejemplo alguien técnico que apoye temas que se tratarán en la reunión) y la información preliminar que se puede compartir con el interlocutor son solo algunos de los aspectos a tener presentes en la fase de planeación.


Exploración

En esta fase, el enfoque está en abrir un diálogo con el prospecto o cliente para comprender en profundidad sus necesidades, preocupaciones y objetivos. Se utilizan herramientas para iniciar una conversación significativa e indagar de manera efectiva en busca de información relevante. A través de preguntas estratégicas y escucha activa, los asesores comerciales pueden descubrir los desafíos y prioridades del cliente, lo que es esencial para construir una relación sólida.


Antes de entrar en la fase de Exploración y en el proceso de ejecución de una reunión comercial o visita de ventas, es importante hacer una buena presentación e introducción inicial. Tenga en cuenta lo siguiente:


El impacto inicial es clave para que la visita arranque correctamente. La introducción a la reunión es uno de los momentos más importantes debido a que solamente en 7 segundos una persona se hace una impresión de la otra.


Una buena introducción puede estar conformada por:


  • Saludo cordial

  • Presentación personal

  • Entregar una tarjeta de presentación

  • Explicar brevemente el objetivo de la reunión

  • Hacer un breve resumen de los temas a tratar


Pueden existir diferencias culturales, dependiendo de la ubicación en la cual se desarrolla la reunión, que impactan el nivel de formalidad con el cual se desarrolla una visita comercial. En caso de que sean reuniones con clientes recurrentes, es posible que el nivel de formalidad sea mucho menor y se pase directamente al objetivo y temas a tratar en la reunión.


La Exploración es una acción encaminada a entender en mayor profundidad las necesidades del cliente. Cuando se trata de una visita de prospección, esta es una de las etapas cruciales. Utilizar la "Escucha Activa" es bastante útil. Esto quiere decir que a través de preguntas formuladas de forma congruente, se lleva al interlocutor por una conversación a través de la cual vamos entendiendo y conociendo lo que necesitamos para identificar una potencial oportunidad de negocio. Esto está muy relacionado con la estrategia que se haya definido para el desarrollo de la visita en la fase de planeación.


Exploracion en la Vista de Ventas

Creación

En la etapa de creación, se pone en práctica el conocimiento obtenido durante la exploración para generar soluciones. El rol que toma el ejecutivo comercial es el de asesorar al cliente y contextualizar una visión de solución que atienda sus necesidades específicas. Aquí, la colaboración es clave, ya que se busca co-crear una propuesta que se encuentre en linea con los objetivos del cliente y se enfoque en generar valor.


La persona que lo ha recibido en esta visita también tiene un objetivo y usted debe ayudarlo a que lo cumpla. Por esta razón es necesario que usted genere valor en la visita. Muy seguramente lo puede hacer entregando información a su interlocutor. Para esto aplique algunas recomendaciones como las siguientes:


Siempre tenga a mano folletos y documentación (física o digital) para compartir con la persona

Utilice medios visuales de impacto como gráficos, videos, etc.

Tenga preparada información estadística y cifras que respalden sus argumentos. Sea concreto y utilice fuentes adecuadas para sustentar sus argumentos.

Domine las herramientas tecnológicas que le permitan compartir la información con sus contactos de forma productiva.


Fase de Creación en Visitas de Ventas

Esta fase se caracteriza por la habilidad de consultoría y asesoría que usted debe tener. Es clave poder brindar confianza y seguridad al interlocutor con lo que usted tiene para “contar” en la fase de creación. Las técnicas del “Stotytelling” se convierten en una excelente herramienta en esta fase.Como resultado de la fase de creación, se pueden generar nuevas ramificaciones de la conversación o se podría llegar a presentar nuevamente una fase de exploración.


Use ambas fases, tanto de Exploración como de Creación de forma alternada de acuerdo a cómo se va desarrollando la conversación, pero no pierda el control de la misma. Si detecta que el receptor se está perdiendo o se está dirigiendo fuera del foco del objetivo de la reunión, es su misión volver a encausar la conversación de forma adecuada.


Acuerdo

La fase final del modelo PECA es el acuerdo. En este punto, se valida el entendimiento de lo discutido y se confirma el compromiso para avanzar hacia un acuerdo comercial. Se utilizan técnicas para gestionar objeciones, clarificar detalles y llegar a un consenso que beneficie a ambas partes. Esta fase asegura que todos los términos estén claramente definidos y que ambas partes se sientan alineadas para avanzar.


El modelo PECA ofrece un enfoque estructurado para optimizar cada reunión comercial, asegurando que el asesor comercial pueda aprovechar al máximo cada interacción con sus clientes. Al dividir el proceso en estas cuatro fases, se facilita la alineación con las expectativas del cliente y se incrementa la posibilidad de alcanzar acuerdos exitosos.


Finalmente una reunión comercial o visita de ventas efectiva puede derivar en una serie de tareas y compromisos a ejecutar. Así que es importante y necesario que usted cumpla con los compromisos que hizo. La fase de seguimiento después de la reunión comercial corresponde al cumplimiento de los compromisos y tareas acordadas como resultado de la reunión. Una estrategia recomendable, una vez ejecutadas las reuniones comerciales es que queden tareas para ambas partes, pero que el siguiente paso quede en cabeza suya para de esta manera tener control del proceso de venta.


Por esta razón es importante que usted tenga previamente planeadas las posibles acciones o tareas que quedan pendientes después de una reunión comercial y de esta manera poder visualizar los compromisos que se pueden establecer y la forma en que usted puede quedar en control del proceso de venta.


Es claro que hay reuniones que pueden representar una gran importancia en su trabajo más que otras que pueden ser de seguimiento y control, pero no subestime ni descuide el adecuado manejo de todas sus reuniones comerciales, ya que un mal manejo puede generar un fuerte impacto en la relación con un cliente.


En el siguiente diagrama se presenta un resumen de todos los pasos recomendados para llevar a cabo reuniones comerciales efectivas o visitas de ventas efectivas. (De clic en la imagen para ampliarla).


Pasos Visitas de Ventas Efectivas

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