Solo podrá controlar su tiempo y su vida si cambia su modo de pensar, de trabajar y de encarar las responsabilidades que tiene que cumplir cada día. Hacer uso eficiente de sus recursos y lograr con eficacia los resultados es la meta de una excelente productividad comercial.
Según un estudio reciente de McKinsey, los asesores comerciales B2B dedican solo el 36% de su tiempo a vender. El resto se consume en tareas administrativas, reuniones internas y otros compromisos que no generan ingresos directos. ¿Cómo puede un asesor comercial optimizar el uso de su tiempo y mejorar su productividad en este entorno desafiante?
En el competitivo mundo de las ventas empresariales B2B, la productividad no es solo un objetivo, es una necesidad. La capacidad de administrar de manera eficiente los recursos, como el tiempo, el conocimiento y las herramientas tecnológicas, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Los asesores comerciales deben enfrentarse a múltiples desafíos, desde la identificación de clientes potenciales hasta el cierre de ventas, todo mientras gestionan una serie de tareas secundarias que pueden desviar su atención de su principal objetivo: cerrar con éxito nuevos negocios.
En este artículo, exploraremos estrategias prácticas para incrementar la productividad de los asesores comerciales B2B. Nuestro objetivo es proporcionarle herramientas y técnicas que pueda aplicar inmediatamente para ver mejoras en su desempeño y resultados de ventas.
Definición de Productividad Comercial
La productividad comercial en el contexto de ventas B2B se refiere a la eficiencia con la que un asesor comercial utiliza sus recursos disponibles para generar resultados de ventas. Esto incluye no solo el tiempo, sino también el conocimiento, las herramientas tecnológicas y los recursos proporcionados por la empresa. Ser productivo significa lograr más con menos, optimizando cada acción y decisión para maximizar el retorno de inversión en términos de ventas y beneficios.
Una sugerencia práctica que podemos hacer es que usted se enfoque en diagnosticar los siguientes elementos para saber que tan productivo es usted:
El uso del Tiempo.
El uso y aprovechamiento de los recursos de los cuales dispone.
El uso y apalancamiento en la tecnología.
La adopción de hábitos laborales productivos.
El uso del tiempo es uno de los factores clave para un asesor comercial. Es posiblemente uno de los principales activos con los cuales contamos, pero desafortunadamente, en la mayoría de los casos no hacemos buen uso de el. Hemos dedicado un artículo especialmente orientado a brindar guías relacionadas con el uso del tiempo, como elemento clave de la productividad comercial. Puede consultar el artículo llamado Administración del Tiempo en Ventas.
El aprovechamiento eficiente de los recursos proporcionados por la empresa es clave para maximizar la productividad en ventas B2B. Al utilizar de manera estratégica los recursos físicos, humanos, técnicos y financieros, los asesores comerciales pueden optimizar su rendimiento, mejorar la calidad de sus interacciones con los clientes y, en última instancia, aumentar sus resultados de ventas.
Veamos en mayor detalle a que nos referimos con el aprovechamiento de estos recursos:
Recursos Físicos
Nos referimos bajo este concepto a elementos que la empresa pone a su disposición para facilitar su labor comercial. Algunos ejemplos de este tipo de recursos pueden ser oficinas, salones de reuniones, salones de videoconferencia, vehículos, material promocional, material para exposiciones y ferias, equipos para demostraciones, salones VIP, etc.
Las siguientes son algunas recomendaciones para aprovechar al máximo este tipo de recursos:
Oficinas y Espacios de Trabajo
Recomendaciones:
Organización Personal: Mantener su espacio de trabajo ordenado y libre de distracciones para mejorar la concentración y la eficiencia.
Utilización de Zonas de Colaboración: Aprovechar las áreas de trabajo colaborativas para intercambiar ideas y estrategias con colegas, lo que puede enriquecer las tácticas de ventas.
Acceso a Tecnología: Utilizar las herramientas tecnológicas disponibles en la oficina, como computadoras de alto rendimiento, impresoras y escáneres, para agilizar las tareas administrativas y de preparación.
Salones de Reuniones y Videoconferencia
Recomendaciones:
Preparación Minuciosa: Reservar con antelación los salones para reuniones importantes y asegurarse de que todos los equipos necesarios estén funcionando correctamente.
Ensayos y Simulacros: Realizar ensayos previos de presentaciones y videoconferencias para asegurarse de que todo fluya sin problemas y para anticipar posibles preguntas o problemas técnicos.
Uso Eficiente del Tiempo: Planificar las reuniones con una agenda clara y objetivos específicos para maximizar el tiempo y la efectividad de las sesiones.
Vehículos
Recomendaciones:
Planificación de Visitas: Optimizar las rutas y planificar las visitas a clientes de manera eficiente para reducir el tiempo de viaje y aumentar el número de reuniones diarias.
Preparación del Vehículo: Asegurarse de que el vehículo esté siempre listo y equipado con material promocional, muestras de productos y cualquier otra herramienta necesaria para las visitas a clientes.
Material Promocional y de Marketing
Recomendaciones:
Personalización del Material: Adaptar el material promocional y de marketing a las necesidades específicas de cada cliente potencial para que las presentaciones sean más relevantes y efectivas.
Uso Estratégico: Distribuir el material en los momentos clave de las reuniones para maximizar su impacto y apoyar las presentaciones con información visual y tangible.
Material para Exposiciones y Ferias
Recomendaciones:
Preparación Anticipada: Preparar con antelación todo el material necesario para las exposiciones y ferias, asegurándose de que todo esté en perfectas condiciones.
Presentación Profesional: Montar los stands de manera atractiva y profesional para captar la atención de los asistentes y generar más interacciones.
Interacción Activa: Ser proactivo en la interacción con los visitantes del stand, realizando demostraciones y respondiendo preguntas de manera efectiva.
Equipos para Demostraciones
Recomendaciones:
Entrenamiento y Dominio: Asegurarse de estar bien entrenado en el uso de los equipos de demostración para presentar los productos de manera convincente y profesional.
Demostraciones Impactantes: Realizar demostraciones que destaquen las características y beneficios clave del producto, permitiendo a los clientes experimentar directamente su valor.
Salones VIP
Recomendaciones:
Uso Exclusivo para Clientes Clave: Reservar los salones VIP para reuniones con clientes estratégicos o de alto valor, proporcionando una experiencia diferenciada y exclusiva.
Preparación Detallada: Preparar cuidadosamente estas reuniones, asegurándose de que todo esté listo para ofrecer una experiencia excepcional, incluyendo refrescos, presentaciones personalizadas y un ambiente cómodo.
Recursos Humanos
El asesor comercial dispone de recursos humanos tales como personal técnico de soporte a ventas, socios de negocio aliados, ejecutivos de la empresa, consultores externos, etc. El aprovechamiento óptimo de los recursos humanos es crucial para aumentar la productividad comercial y el éxito en ventas B2B. Veamos algunas recomendaciones generales, para el uso óptimo de este tipo de recursos:
Fomentar la Colaboración y la Comunicación
Establecer Canales de Comunicación Claros: Utilizar herramientas de comunicación internas basadas en plataformas digitales o correos electrónicos, para mantener una comunicación fluida con el personal de soporte, socios de negocio, ejecutivos y consultores externos.
Reuniones Regulares: Programar reuniones regulares con los diferentes equipos para discutir estrategias, compartir actualizaciones y alinear objetivos. Estas reuniones pueden ser semanales, quincenales o mensuales, dependiendo de la necesidad y la disponibilidad.
Definir Roles y Responsabilidades
Claridad en las Expectativas: Asegurarse de que cada miembro del equipo entienda claramente su rol y sus responsabilidades. Esto ayuda a evitar confusiones y asegura que todos trabajen hacia un objetivo común.
Delegación Efectiva: Delegar tareas adecuadamente según las competencias y habilidades de cada miembro del equipo, permitiendo que cada persona contribuya de manera óptima y se enfoque en lo que mejor sabe hacer.
Aprovechar el Conocimiento y la Experiencia
Consultas y Feedback: No dudar en consultar a expertos y buscar feedback de los recursos humanos disponibles. El conocimiento técnico del personal de soporte, la visión estratégica de los ejecutivos y la experiencia práctica de los socios de negocio y consultores pueden proporcionar valiosa información para mejorar las estrategias de ventas.
Capacitación y Desarrollo: Participar activamente en sesiones de capacitación y formación organizadas por la empresa o por socios externos. Esto no solo mejora las habilidades del asesor comercial, sino que también facilita la comprensión y el uso de los recursos disponibles.
Crear Alianzas Estratégicas
Colaboración con Socios de Negocio: Establecer relaciones sólidas con socios de negocio y aliados estratégicos. Estos socios pueden proporcionar acceso a nuevos mercados, oportunidades de ventas y recursos adicionales que pueden ser cruciales para cerrar negocios.
Trabajo en Equipo con Soporte Técnico: Colaborar estrechamente con el personal de soporte técnico para asegurar que los clientes reciban un servicio de alta calidad. La capacidad de resolver problemas técnicos rápidamente puede ser un diferenciador clave en el proceso de ventas.
Optimizar el Uso del Tiempo y los Recursos
Agenda y Planificación: Planificar y organizar reuniones y colaboraciones con antelación para maximizar el uso del tiempo de todos los involucrados. Asegurarse de que cada interacción tenga un propósito claro y definido.
Seguimiento y Evaluación: Realizar un seguimiento constante del progreso y los resultados de las colaboraciones. Evaluar lo que funciona y lo que no, y ajustar las estrategias en consecuencia.
El Uso y Apalancamiento en la Tecnología para incrementar su Productividad Comercial
El uso adecuado de la tecnología puede transformar significativamente la productividad de un asesor comercial B2B. Al adoptar herramientas y prácticas tecnológicas, los asesores pueden optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia y obtener resultados de ventas más efectivos y sostenibles. Veamos algunas recomendaciones relacionadas con este importante elemento:
Adopción de Sistemas CRM (Customer Relationship Management)
Centralización de Datos: Utilizar un sistema CRM para centralizar toda la información de los clientes en un solo lugar. Esto incluye historiales de contacto, preferencias, necesidades y oportunidades de ventas.
Seguimiento de Actividades: Registrar todas las interacciones con los clientes, como llamadas, correos electrónicos, reuniones y seguimientos, para tener un registro detallado y planificar acciones futuras.
Automatización de Tareas: Aprovechar las funcionalidades de automatización del CRM para tareas repetitivas como el envío de correos electrónicos de seguimiento, recordatorios de citas y actualizaciones de estado de oportunidades.
Herramientas de Automatización de Marketing y Ventas
Automatización de Correo Electrónico: Utilizar herramientas de automatización de correo electrónico para enviar campañas personalizadas, responder automáticamente a consultas y mantener a los clientes potenciales informados sobre novedades y ofertas.
Generación de Leads: Implementar sistemas que capturen y clasifiquen leads automáticamente desde el sitio web, redes sociales y otras fuentes digitales, permitiendo una respuesta rápida y eficiente.
Plataformas de Comunicación y Colaboración
Videoconferencias y Reuniones Virtuales: Utilizar plataformas de videoconferencia como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet para realizar reuniones virtuales con clientes y equipos, ahorrando tiempo y costes de desplazamiento.
Colaboración en Tiempo Real: Utilizar herramientas como Slack, Microsoft Teams o Trello para facilitar la colaboración en tiempo real con colegas y otros departamentos, compartiendo información y coordinando esfuerzos de manera más eficiente.
Análisis de Datos y BI (Business Intelligence)
Análisis Predictivo: Utilizar herramientas de análisis de datos para identificar patrones y tendencias en el comportamiento de los clientes, permitiendo una mejor planificación y previsión de ventas.
Informes y Dashboards: Crear informes y dashboards personalizados que muestren métricas clave de rendimiento, como el progreso de las ventas, el estado de las oportunidades y el rendimiento individual y del equipo.
Movilidad y Acceso Remoto
Aplicaciones Móviles: Utilizar aplicaciones móviles de CRM y otras herramientas de ventas para acceder a la información del cliente y registrar actividades desde cualquier lugar, permitiendo una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta.
Trabajo en la Nube: Almacenar documentos y materiales de ventas en la nube para acceder a ellos fácilmente desde cualquier dispositivo y colaborar con colegas en tiempo real.
E-learning y Capacitación Continua
Cursos Online y Webinars: Participar en cursos online, webinars y otros recursos de e-learning para mantenerse actualizado sobre las últimas tendencias y técnicas de ventas, productos y tecnología.
Bibliotecas Digitales: Acceder a bibliotecas digitales y bases de conocimiento proporcionadas por la empresa o fuentes externas para obtener información y recursos valiosos que pueden mejorar las estrategias de ventas.
Optimización de Redes Sociales y Marketing Digital
Presencia en Redes Sociales: Utilizar plataformas como LinkedIn para establecer y mantener conexiones profesionales, compartir contenido relevante y atraer nuevos clientes potenciales.
Marketing de Contenidos: Crear y compartir contenido de valor, como artículos, videos y estudios de caso, que demuestren la experiencia y conocimiento en el campo, ayudando a construir confianza y atraer clientes.
Seguridad y Protección de Datos
Seguridad de la Información: Implementar y seguir las mejores prácticas de seguridad para proteger la información confidencial de los clientes y de la empresa. Utilizar herramientas de cifrado y autenticación de dos factores para asegurar el acceso a sistemas y datos.
Adopción de Hábitos Laborales Productivos
Adoptar hábitos laborales productivos es esencial para que los asesores comerciales B2B puedan maximizar su eficiencia y enfocarse en el logro de sus resultados. Al implementar algunas recomendaciones como las que veremos a acontinuación, los asesores pueden eliminar el desperdicio, optimizar su tiempo y recursos, y alcanzar sus objetivos de ventas de manera más efectiva.
Planificación y Organización
Establecer Metas Claras: Definir metas a corto, mediano y largo plazo que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo determinado (SMART). Esto ayuda a mantener el enfoque y la motivación. Puede consultar el artículo llamado Definir Objetivos de Ventas con la Regla SMART
Agenda Diaria: Crear una agenda diaria con las tareas y actividades prioritarias. Utilizar herramientas como calendarios digitales (Google Calendar, Outlook) para programar reuniones, llamadas y tiempos de trabajo concentrado.
Gestión del Tiempo
Priorizar Tareas: Utilizar la matriz de Eisenhower para categorizar las tareas en importantes, urgentes, no urgentes y no importantes. Enfocarse en las tareas importantes y urgentes primero. Consulte el artículo llamado Administración del Tiempo en Ventas
Técnica Pomodoro: Aplicar la técnica Pomodoro (trabajar en intervalos de 25 minutos seguidos de un breve descanso) para mejorar la concentración y la eficiencia.
Evitar la Multitarea: Enfocarse en una tarea a la vez para asegurar un trabajo de calidad y reducir el tiempo perdido en cambios de contexto.
Automatización y Delegación
Automatizar Tareas Repetitivas: Identificar y automatizar tareas repetitivas mediante el uso de herramientas y software, como respuestas automáticas en correos electrónicos y gestión de leads.
Delegar Responsabilidades: Delegar tareas administrativas o de soporte a otros miembros del equipo para que el asesor pueda centrarse en actividades de alto valor como la prospección y la negociación con clientes.
Capacitación y Desarrollo Continuo
Aprendizaje Constante: Participar regularmente en programas de capacitación, cursos online y webinars para mejorar habilidades y mantenerse actualizado con las tendencias del mercado.
Leer y Investigar: Dedicar tiempo a leer libros, artículos y estudios de caso relevantes para ampliar el conocimiento y obtener nuevas perspectivas.
Proactividad y Responsabilidad
Tomar la Iniciativa: Ser proactivo en la búsqueda de oportunidades de ventas y en la identificación de posibles problemas antes de que ocurran.
Responsabilidad Personal: Asumir la responsabilidad de los propios resultados y buscar maneras de mejorar continuamente. Realizar autoevaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora.
Cuidado Personal y Bienestar
Descanso Adecuado: Asegurarse de dormir lo suficiente cada noche para mantener altos niveles de energía y concentración durante el día.
Ejercicio Regular: Incorporar actividad física en la rutina diaria para reducir el estrés y mejorar el bienestar general.
Balance Trabajo-Vida Personal: Mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal para evitar el agotamiento y mantener la motivación.
Mejora Continua y Adaptabilidad
Revisión de Progresos: Revisar regularmente el progreso hacia los objetivos establecidos y ajustar las estrategias según sea necesario.
Flexibilidad y Adaptación: Ser flexible y estar dispuesto a adaptarse a los cambios en el mercado, las demandas de los clientes y las nuevas tecnologías.
Aunque el tema de Productividad Comercial a nivel personal, como asesor comercial, es muy extenso y abarca una gran cantidad de aspectos, estas recomendaciones que hemos compartido pueden ser un punto de partida para que usted evalúe como se encuentra en cada uno de estos aspectos y defina un plan de mejora.
Como lectura de apoyo recomendamos leer un libro llamado "Tráguese ese Sapo" del autor Brian Tracy. En este libro el autor define 21 técnicas precisas con el objetivo de mejorar la productividad en el trabajo. Son totalmente aplicables al campo de las ventas. Le dejo la siguiente infografía con una relación de las 21 técnicas de Tracy.
