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Artículos de Mentoría Comercial

Reuniones de Ventas remotas efectivas

Las reuniones de ventas remotas son muy importantes para desarrollar un conocimiento mutuo y para construir confianza y credibilidad, al igual que las reuniones presenciales. Es clave poder planear con precisión la forma como se deben ejecutar y garantizar que todos los aspectos técnicos se pueden dominar.

Reuniones de Ventas Remotas

Para que una reunión de ventas remota sea exitosa, debe estar asociada a aportar un logro en un proceso de venta. Cada uno de los ejecutivos comerciales que hacen uso de las Reuniones de Ventas Remotas deben entender el objetivo para el cual convocan a una reunión y establecer con total claridad el objetivo a cumplir. Entonces, es clave que usted comprenda que las Reuniones de Ventas Remotas son una herramientas de comunicación con un fin específico dentro del proceso y/o método de ventas que usted y su empresa aplican.


Nuestra recomendación es que usted adopte un método claro para ejecutar las reuniones de ventas remotas que le sirvan de mecanismo de refuerzo a su estrategia de venta. Puede adoptar el mismo método que hemos presentado en el artículo de Reuniones Comerciales Presenciales, siguiendo la metodología de 3 fases:


  1. Planificación de cada una de las Reuniones Comerciales

  2. Ejecución de la Reunión, de acuerdo con el plan

  3. Seguimiento a tareas y compromisos después de la Reunión


En este artículo nos vamos a referir especialmente a los aspectos técnicos que usted debe tener en cuenta para poder llevar a cabo de forma efectiva sus reuniones de ventas remotas.


Preparación de su Espacio o Sala para llevar a cabo Reuniones de Ventas Remotas.


Preparation de Reunion de Ventas Remota

Para poder ejecutar videoconferencias efectivas es fundamental contar con el espacio físico adecuado. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones y en la medida de sus posibilidades, trate de hacer una adecuación del espacio de la mejor forma posible.


Hay formas de ser creativo y con presupuestos de todos los tamaños podremos buscar una adecuación del espacio lo más correcto para garantizar que nuestras reuniones de ventas remotas reflejan profesionalismo y calidad en nuestro trabajo comercial.


Conexión a Internet. Lo primero y más importante, buena conexión a Internet. En lo posible cuente con un plan de datos suficientemente capaz de manejar los volúmenes de carga que se pueden presentar en su entorno. Si es un plan de internet simétrico, es decir igual velocidad de descarga que de subida, sería lo mejor. Haga una investigación de las mejores prácticas para hacer uso de la conexión de internet de la mejor forma posible. Por ejemplo, los operadores siempre recomiendan una conexión entre el equipo emisor y el router por cable físico tipo Ethernet y no WiFi. Esto ha evolucionado mucho, pero si es necesario que haga la tarea y revise las mejores prácticas y las adopte.


Un computador con las características adecuadas. Las reuniones remotas se fundamental en el uso de la tecnología de las video conferencias. Hace algunos años usar este tipo de tecnologías estaba reservado para las grandes empresas, ya que había que hacer inversiones considerables en equipos audio visuales y adecuación de complejos sistemas de telefonía para poder adecuar una sala para video conferencias. Desde hace algún tiempo este tipo de tecnologías se volvieron más universales y de fácil acceso para cualquier profesional y más con la situación generada por la pandemia del Covid 19, se ha generado una gran oferta de soluciones de video conferencia al acceso de cualquier persona. Básicamente se puede adecuar un sistema de video conferencia con base en un computador común y corriente que se encuentran disponibles en el mercado. Obviamente que en la medida que usted desee hacer reuniones mucho más sofisticadas, más tecnología necesitará. Pero partamos de la base de unas necesidades para realizar reuniones remotas efectivas. Esto exige el uso de un software especializado para llevar a cabo Video Conferencias tales como los más populares en el mercado como lo son Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting, Webex y Jitsi. Esto está cambiando permanentemente, así que es su misión estar revisando las mejores opciones de software de video conferencia disponible en el mercado. Valide que su computador cuenta con las características adecuadas para poder usar este tipo de software. Si usted hace un uso intensivo de las video conferencias, es recomendable contar con una pantalla de un tamaño y resolución mejores que las que puede ofrecer un computador portátil.


El Espacio Físico. Lo ideal es situar su entorno de trabajo en una habitación independiente, a ser posible en un lugar alejado de las zonas comunes y de otras áreas de la casa que pueden ser fuente de ruido. A veces esto es difícil pero usted debe buscar como adaptarlos a sus circunstancias y necesidades personales y familiares. Algo muy simple y obvio, pero que a veces por la distribución de los espacios o la orientación de las viviendas no siempre es posible, es procurar que el puesto de trabajo se encuentre cerca de una ventana que deje pasar la luz natural, o por lo menos, contar con una buena iluminación artificial, mejor difusa y colocada en una buena posición para evitar reflejos en la pantalla para no forzar la vista. Es muy importante definir los posibles lugares en los cuales usted puede ubicar su computador o su cámara (si utilizará una cámara diferente de la de su computador portátil) para que aproveche de la mejor manera las luz natural y la ubicación de las fuentes de luz artificial.


Colores y olores armónicos. Para facilitar la calma y la concentración, es importante estar en un ambiente que no sea muy estridente. Las paredes deben ser de un color que le motive y le inspire a la hora de ponerse en marcha y trabajar. También es aconsejable guardar una armonía cromática con el resto de los muebles y elementos de la oficina o espacio de trabajo. El blanco nunca falla y ayuda a que el espacio se vea limpio y despejado, el que más favorece la concentración es el azul y algunos detalles en rojo y naranja estimulan la creatividad. Es muy importante sentirse a gusto en el espacio para tener una base excelente para llevar a cabo sus reuniones remotas. Por otro lado están los olores, que también influyen en su actividad mental y ánimo, por lo que puede jugar con la aromaterapia: aromas cítricos para la memoria y el buen ánimo, la menta para la energía y el romero y el jazmín para el positivismo y el cansancio.


La ergonomía es muy importante. El computador debe ocupar la posición principal en la mesa y colocarlo frente a usted, aunque si la mesa es lo suficientemente grande para apoyar los antebrazos y muñecas puedes colocarlo a un lado, procurando poder manejarlo sin girar el cuello o tronco. Debe colocar la pantalla lo más lejos posible de su cara, a una distancia mínima de 40 cm. Por supuesto, una buena mesa y una buena silla son imprescindibles. Si puede, elija una mesa en función del uso que haga del computador, teniendo en cuenta si va a pasar mucho tiempo frente a él, hablar por teléfono o hacer muchas anotaciones; lo esencial es que cuente con un modelo con un fondo de 75 cm o más, permitiendo cumplir con el requisito de apoyar los antebrazos, así como poder estirar las piernas o elevarlas un poco (es una buena idea colocar un reposapiés); algo muy importante es que cuente con aperturas para el paso de cables. Con respecto a una silla, se recomienda un modelo ergonómico regulable en altura, cuyo respaldo se adapte a la espalda, que sea ancha para proteger su zona lumbar y tenga un buen reposabrazos. Una base de ruedas también ayudará a moverla fácilmente y evitar lesiones y la recarga muscular.


Calidad del Sonido de Entrada y de Salida. Uno de los aspectos más importantes para la excelente ejecución de video conferencias es la calidad del audio y es muy importante que nuestro micrófono capte sólo la información imprescindible y con la mejor calidad posible. Los micrófonos que incorporan nuestros móviles, tabletas y portátiles (salvo excepciones como equipos de alta gama) están enfocados a hablar por teléfono (pegado a la oreja) y para videoconferencias casuales, pero no profesionales. Estos micrófonos integrados captan la voz pero también el ruido que hay alrededor, tanto de otras personas que estén por casa como sonidos del exterior como cuando pasa un autobús, una motocicleta, un voceador, etc. Por este motivo es altamente recomendable utilizar micrófonos con tecnología de cancelación de ruido y que además, se coloquen cerca de nuestra boca, de esta forma se capturará mejor nuestra voz y se ignorará el ruido. En este sentido es posible mejorar el micrófono si usa por ejemplo un dispositivo de tipo "Diadema" que le permite contar con un micrófono integrado con audífonos que le permitirán aislar los ruidos exteriores. Tenga precaución con las diademas que se conectan vía Bluetooth o inalámbricas, debido a que pueden presentar interferencias y se convierten en un gran problema al momento de estar en una video conferencia. Prefiera mejor las diademas conectadas por cable físico. Ahora, el problema con las diademas es más de tipo estético. Aunque es aceptado, no es del todo agradable ver a una persona con aparatos puestos en su cabeza. Evidentemente es más natural si se ve a la persona sin ningún tipo de dispositivo encima.


Calidad de la Imagen. En las reuniones de ventas y especialmente en las primeras interacciones es fundamental que usted encienda la cámara y aparezca en pantalla. Para que esta puesta en escena sea efectiva, debe considerar aspectos técnicos y de forma. Con respecto a los aspectos técnicos podemos recomendar los siguiente:

Haga uso de una cámara de buena resolución. La mayoría de los computadores de última generación cuentan con cámaras de suficiente calidad para hacer una transmisión de imagen adecuada. Tenga en cuenta que la calidad de la imagen que vea el receptor dependerá de la calidad de su conexión a internet y de la conexión del receptor. Si desea contar con algo un poco más sofisticado, existen muchas opciones de cámaras web externas que ofrecen una excelente calidad y le permiten adecuar un escenario más profesional.

Tenga cuidado con la posición de la cámara. Es muy incómodo para el receptor tener una imagen que apunta hacia el techo. Esto se debe a que la posición de la cámara queda abajo de la persona que habla en un ángulo poco favorecedor y el receptor termina viendo el techo y la fosas nasales del presentador. La cámara debe queda en linea recta a los ojos del presentador, de la misma forma en la cual estaríamos hablando de forma presencial con una persona. Esto exige que usted revise muy bien la ubicación de su cámara para que quede a la altura, en linea recta hacia sus ojos. La cara del emisor debe ocupar la mayor parte de la imagen para que se pueda ver su expresión, pero tampoco demasiado cerca. Lo ideal es una aproximación que permita ver de medio torso hacia arriba, con la cabeza competa.


El Fondo Importa. Si usted se ha esmerado en adecuar un espacio para sus video conferencias, seguramente puede compartir la imagen de ese espacio sin problema. Si por el contrario usted considera que el espacio que se verá a sus espaldas no es adecuado y profesional, entonces podrá hacer uso de los fondos simulados que la mayoría de plataformas de video conferencia permiten. Nos parece más genuino y puede generar más confianza en el receptor el ver un fondo real, que no de la impresión de que usted "está ocultando algo". Además hay muchos fondos simulados que generan una distorsión en la imagen de la persona e incluso a veces resulta jocoso ver a la persona con efectos visuales que estos fondos producen. Por lo tanto, trate de adecuar su escenario lo mejor posible para evitar el uso de fondos simulados.


El Material de Apoyo a utilizar. Así como en las reuniones presenciales usted recurre a material de apoyo para reforzar sus argumentos y la comunicación persuasiva, lo mismo debe hacer en las reuniones remotas. Debido al formato, todo el material que usted use deberá estar en formato digital. Tenga preparado los recursos que usted considera adecuados para sustentar sus argumentos, sin exageraciones ni extravagancias. Posiblemente un documento, una corta presentación, un video y una página web pueden ser más que suficiente para apoyar su fase creativa en la reunión. Prepare con anticipación este material para usarlo en el momento indicado en la reunión. Si lo ha preparado, lo tiene a mano pero no hay necesidad de usarlo ya que la reunión va fluyendo muy bien, no es obligatoria que lo tenga que usar. Ahora, es muy importante que haga uso de su material de forma efectiva y dentro del contexto de la conversación que se está desarrollando.

Finalmente tenga presente que típicamente el receptor tendrá una pantalla para visualizar este contenido del tamaño de un computador portátil. Incluso muchos de ellos podrían conectarse a la reunión a través de una tableta o un teléfono móvil. Así que trate de hacer un diseño del material de apoyo minimalista, con letra suficientemente grande y no muy denso. Esto facilitará su visualización.


Ejecución de una Reunión de Ventas Remota Efectiva


Ejection de Reuniones de Ventas Efectivas

El objetivo es que la reunión que tengamos se parezca lo máximo posible a una reunión presencial. Hay aspectos que nos va a costar traspasar como el lenguaje no verbal o el compartir información de forma física.


Recuerde que el éxito en la ejecución depende en gran medida de una buena preparación, así que no olvide tener en cuenta los temas que vimos en la preparación.


Revisemos a continuación los principales aspectos a tener en cuenta al momento de ejecutar una reunión remota.


1. LA VESTIMENTA Y PRESENTACIÓN PERSONAL

El hecho de no trabajar en la oficina y no acudir a visitas presenciales no le libra de cuidar su apariencia. No es necesario ponerse traje y corbata o falda muy elegante ni mucho menos, pero sí tener en cuenta que aun estando en casa usted está trabajando. Por lo tanto, hay que “arreglarse” y prepararse para ello. Además, es positivo mentalmente. Use ropa cómoda, pero adecuada para un contexto laboral, lo que se conoce como "Business Casual" o laboral casual. Evite colores que sean demasiado brillantes o totalmente blancos. Los colores oscuros pueden tener un mejor contraste.


2. MANEJO DEL TIEMPO

Ya no hay disculpas de que el tráfico estaba muy pesado y que no encontraba espacio en un parqueadero. Estar preparado para iniciar a tiempo está a la distancia de caminar de su habitación o sala a su espacio de oficina en casa. Así que siempre esté a tiempo para dar inicio a la reunión remota. Adicionalmente, durante la ejecución de la reunión, usted tiene todos los recursos que desee para poder controlar el tiempo. Trate de no agendar reuniones muy seguida una de la otra para tener un margen de tiempo, en caso de que una reunión tome algo más de tiempo y para tener un especio de descanso y poder estirar las piernas y tomar un poco de aire fresco. Cuando usted cita la reunión, lidere su desarrollo y siga el guion establecido, respetando el espacio para que el prospecto o cliente hable, pero sin que se vaya por las ramas.


3. ACTIVAR LA CÁMARA

Siempre esté preparado para activar la cámara y hágalo. Igualmente invite a la otra persona o personas a que hagan lo mismo. Defina una estrategia para lograr que las otras personas activen la cámara ya que es muy importante poder conectarse visualmente con los participantes. Se creativo y sin molestar a las otras personas, trate de lograr que participen en la reunión con su cámara activa. Recuerde la importancia de la calidad del video y de la posición de la cámara con respecto a su cara. Lo mejor es que la cámara esté en linea horizontal a sus ojos y que la imagen cubra medio cuerdo, de la cintura hacia arriba. Es recomendable que se pueden ver sus brazos y manos para tener una visual de la expresión corporal.


4. MANTENGA CONTACTO VISUAL

Ya es bastante difícil que no estar en un espacio físico. La gente no puede ver su lenguaje corporal. Por eso es importante que mantenga el contacto visual en la medida de lo posible. Debe mirar directamente a la cámara, para que los asistentes sientan que realmente les está hablando. Para acostumbrarse a esto, solo practique como si la cámara fuera la audiencia. Esto no significa que se convierta en un robot. Puede cambiar entre sus notas o mirar a los diferentes participantes. El punto es que está haciendo que todos sientan que los está mirando. Si está bien preparado para su presentación, ¡esto debería ser lo suficientemente fácil!


5. COMPARTA LA DOCUMENTACIÓN EN PANTALLA

Comparta su pantalla para presentar documentación de apoyo, pero no utilice este soporte como herramienta fundamental para la reunión. Al compartir una presentación durante una videollamada el interlocutor tiende a “desconectar”. Así pues, es mejor darle más peso a su imagen y que la presentación o material de apoyo sea solo un complemento. Esto exige que usted domine bien técnicamente las transiciones entre compartir la pantalla del computador y la cámara.


6. GRABACIÓN DE LA REUNIÓN

La mayoría de las plataformas de video conferencia permiten la grabación de la sesión. Hay que saber manejar esta funcionalidad. Sin embargo el grabar una sesión debe contar con el consentimiento de los participantes. También tenga en cuenta que grabar una sesión puede intimidar a los participantes y generar prevención en lo que se diga o presente, así que en las reuniones de conocimiento inicial y de exploración comercial, no es recomendable solicitar o sugerir la grabación. Posiblemente en reuniones posteriores y en las cuales se traten temas de acuerdos o similares, es más adecuado solicitar autorización para grabar la reunión.


7. TOMAR NOTAS

Al igual que en una reunión presencial, es importante tomar notas de la reunión. Defina el mejor mecanismo que usted le funcione. Tenga presente que hay situaciones en las cuales usar de forma intensiva el teclado del computador que está usando para desarrollar la video conferencia puede generar un ruido intenso del tecleo muy incomodo para los otros participantes. En este caso no tome notas en el computador. Hágalo en una libreta a mano, sobre los puntos más relevantes y luego redacte un acta de la reunión para compartirla con los participantes.


8. CONDUCIR LA REUNIÓN DE FORMA ESTRUCTURADA

A diferencia de las reuniones cara a cara, los participantes pueden distraerse y perder el enfoque fácilmente. Haga que sus reuniones comerciales sean breves, convincentes y atractivas para todos. Hágales preguntas abiertas dirigiéndolas personalmente a un individuo específico: manténgalos enfocados e interactuando. Asegúrese de involucrar activamente a las personas que participan. Tenga una conversación real con energía y entretenimiento, esta no es una conferencia unidireccional. Las imágenes pueden ayudarlo a comunicar sus ideas, productos y servicios fácilmente y agregar valor a su presentación. No confíe solo en diapositivas de gráficos y números, debe agregar algo de personalidad a su reunión cuando corresponda. Continúe devolviendo la pelota al cliente potencial o cliente para permitirle hacer preguntas, aclarar e incluso objetar para abrir ese diálogo. Recuerde manejar las transiciones entre las fases de exploración y de creación que compartimos en el artículo sobre las Reuniones Comerciales Efectivas.


9. CUIDE LOS MODALES Y LA CORTESÍA

Presentarse al inicio si todos los miembros del equipo no están familiarizados entre sí. Recuerde que las expresiones faciales transmiten sus pensamientos en ausencia de otros gestos o audio. Use señales visuales (como una palma levantada) para indicar que desea hablar. Participe hablando claramente en el micrófono. Permanecer en silencio o deshabilitar la cámara web es como estar de relleno en una reunión real. Si usted lidera la reunión, indique las reglas para pedir la palabra y actúe como moderador. Silencie su micrófono cuando no esté hablando, sobre todo si tiene ruido de fondo. Si necesita desplazarte en medio de una reunión para realizar tareas personales, apague el vídeo para evitar distracciones o pida disculpas y solicite un receso de uno o dos minutos.

Espere a que la otra persona termine de hablar. Es complicado hablar todos juntos en una reunión virtual. No coma durante una reunión. Solo agua, líquidos, café o té.


10. MANTÉNGASE SIEMPRE PRESENTE.

Es clave que usted se concentre en la reunión y evite cualquier tipo de distracción. Si hace una buena planeación y no se presentan problemas de tipo técnico, usted tendrá todos los elementos a punto para poder prestar toda su atención a la ejecución de la reunión. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Evite la multitarea o el uso de redes sociales, apps de mensajería cuando está en la videoconferencia. Utilice la función de chat de texto si está disponible como soporte para consultas y para vincular a documentos relevantes Si está liderado la reunión, asegúrese de cerrar la sesión en último lugar. Así como en las reuniones presenciales se recomienda "cero distracciones" y un foco genuino y total en la reunión, en estas reuniones remotas se debe aplicar lo mismo. Por lo tanto desactive cualquier distracción que se pueda generar por el uso del computador como centro de comunicaciones. Cierre la aplicación de Email y cualquier otra aplicación que le genere notificaciones, sonidos, imágenes y demás intromisiones.


Y una sonrisa o saludo afectuoso al final de la reunión… aunque no haya ido tan bien como esperaba.

Como puede darse cuenta, la principal diferencia entre las reuniones de ventas presenciales con las reuniones de ventas remotas, radican especialmente en el uso de la tecnología y la adptación al contexto de no estar presentes cara a cara. El contenido y la estrategia de desarrollo de la reunión no reviste diferencia. La diferencia radica en que usted pueda dominar perfectamente los aspectos técnicos para llevar a cabo reuniones de ventas remotas de forma productiva.

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